Sao Paulo, 29 de janeiro de 2007

Saímos na quarta-feira véspera do feriado, subi a Rua Augusta correndo, tentando imaginar o que se passa pela cabeça daqueles "seres" que ficam vagando na noite à procura de alguém pra irritar, sem falar dos pequenos furtos, da violência.
Véspera do aniversário da maior cidade do Brasil, São Paulo, a cidade que vicia, que amo e odeio.
Sem dormir, fiz parte da multidão inscrita no Troféu Cidade de São Paulo Carrefour Viver 2007, por conta de um desafio. Claro, depois perdi o show dos Mutantes, porque estava dormindo.

ARQUIVOS

Na sexta-feira, voltei a maratona de trabalho, um Centro de Documentação, 2 milhões de notas fiscais me esperando. Pouca coisa, tratando-se da documentação total.
Arquivos são interessantes, apaixonantes, considerando que são únicos e são o resultado de um processo administrativo.
Mas infelizmete são tratados de uma forma inadequada, gerando prejuízos para empresa, que dificilmente são mensurados, mas o trabalho da organização é reconhecido após resultados simples como por exemplo:
- Tempo médio gasto para encontrar um documento (sem um projeto de organização) - 4 dias
- Tempo médio gasto para encontrar um documento (COM um projeto de organização) - 5 minutos
Vocês podem ficar aí se perguntando, se existe alguém que demorar 4 dias para encontrar um documento, pois eu digo que existe, isso, se conseguem encontrar o documento, pois muitas vezes não conseguem, o prejuízo pode causar grandes danos a estrutura financeira da empresa. Já ouvi casos de outras consultoras que o prejuízo poderia fechar a empresa.
Enfim, como no caso do buraco do metrô, precisou acontecer tudo aquilo, para que pudessem ver os riscos envolvidos na construção da linha 4, as empresas muitas vezes iniciam a organização de seus arquivos logo após algum prejuízo, devido alguma auditoria.
É triste, mas não temos uma cultura de prever, tratar antes, sempre esperamos a bomba estourar...

Gestão Documental: E os papéis aumentaram, os arquivos eletrônicos também

Quando entrei na faculdade, uma das preocupações era o fato da informatização acabar com o papel, então direcionamos o aprendizado para novas tecnologias.
No entanto alguns anos passaram, e eu observo no dia-a-dia de meus trabalhos que o papel aumenta cada vez mais, e também aumentam os arquivos eletrônicos, tudo isto de maneira desorganizada.
Vocês já repararam em seu computador, ou melhor, dizendo, talvez, alguma caixinha disquetes, que nem sabem o que existe dentro?
Mais informação produzida = mais documentos (em formato impresso e eletrônico).
E o seu HD aumenta de tamanho, aumentam seus documentos (hoje, Documentos do Word, Power Point, Músicas, Vídeos).
Já pensou numa empresa?
Numa empresa os colaboradores simplesmente gastam entre 20% e 40% do tempo perdidos em meio a tantos documentos, às vezes, até um mutirão para encontrar o documento, que pode estar entre o 7% que são perdidos.
O prejuízo vocês imaginam!
É aí que entra a Gestão Documental, tanto na sua forma física, como eletrônica.